Три года назад команда Кернел решила изменить бизнес-процессы в своей компании и сформировала новые цифровые правила работы с документами. Потребность бизнеса в ЭДО очень высока. Компания Кернел — одна из первых, кто решился самостоятельно изменить бизнес-процессы как внутри, так и на внешнем рынке, что ознаменовало начало технической революции не только в компании, но и на рынке, и в стране в целом. Благодаря совместным усилиям компаний Soft Xpansion Ukraine, «Документ. Онлайн », ГП« Национальные информационные системы »удалось добиться экономии времени и ресурсов, повышения эффективности, поддержки бизнес-партнеров и развития государственных механизмов стандартизации этой деятельности. Об этом сообщила пресс-служба компании.
В 2017 году Кернел стала первой компанией в Украине, которая начала интегрировать ЭДО и использования квалифицированных электронных подписей (КЭП) на все бизнес-направления.
«Мы были первооткрывателями в этом вопросе. Для того, чтобы получить все преимущества использования КЭП, нам пришлось взять инициативу в свои руки и разработать удобную для пользователя схему генерирования и хранения электронных ключей наших коллег из разных направлений, которые подписывают документы. С этой целью мы заключили договор с Министерством юстиции, — рассказывает Андрей Пеший, директор по IT Кернел. — на получение персональной КЭП сотрудник тратит не более минуты. Возможность утверждать документы даже со смартфона сэкономила сотни минут ценного рабочего времени ».
Система электронного документооборота
Сначала Кернел сфокусировался на оптимизации внутреннего документооборота. С 15000 сотрудников компании на сегодня около 2000 имеют КЭП, на данный момент ЭДО покрывает внутреннюю деятельность 52% элеваторов компании, 21% агропредприятий и 48% заводов.
В декабре 2018 Кернел предложил партнерам-экспедиторам перейти на электронную систему, гарантировав им более быструю оплату счетов путем экономии времени на подписание. Вместо 3-5 дней с момента передачи актов транспортные компании получали оплату день или на следующий день.Зараз около 15% экспедиторов — партнеров Кернел работают с ЭДО и их количество растет.
Следующими на ЭДО начали переходить агропроизводители. Первые онлайн-договоры были подписаны с партнерами, в которых Кернел покупает зерно и семена подсолнечника. На портале компании Open Agribusiness был открыт «Кабинет партнера» — специальный ресурс, на котором агропроизводителям предлагают цифровые сервисы, улучшают работу. Первым таким улучшением стал ЭДО, а время подписания документов с внешними партнерами сократился от недели до 30-40 минут.
Стратегии диджитализации бизнеса
«Слухи об эффективности системы очень быстро распространяются по рынку и партнеры сами обращаются с предложением перейти на электронную документацию. Это выгодно и по времени, и по затратам ресурсов на бумагу. Например, подписание одного электронного документа нам обходится в 1 грн. Для сравнения — средняя стоимость одного бумажного листа с пересылкой в две стороны составляет 6-8 грн., — комментирует Мария Ботвинкина, руководитель IT-проектов направления организационного развития и HR. — В течение следующих года-полутора мы планируем перевести в ЭДО до 85-90% существующих на бумаге документов, станет одним из важнейших шагов в стратегии диджитализации бизнеса».
Мобильность подписи уже сегодня можно обеспечить благодаря операторам мобильной связи. Агропроизводители и другие отдаленные от компьютеров партнеры могут подписывать документы прямо с телефона. «Киевстар», который первым вышел на рынок с этой услугой, предлагает услугу хранения цифровой подписи на специальной sim-карте, которую можно оформить в представительствах оператора по всей стране.
Электронный документооборот — это не ноу-хау, а мировая практика. Не нужно бояться сделать шаг ей навстречу. В Кернел готовы поделиться опытом!
